Flows & Automatisierungen

Flows verstehen: der visuelle Automatisierungs-Builder

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows Ein Flow ist eine Automatisierung, die Sie als Baum zeichnen: oben ein Auslöser (das Ereignis, das alles startet), dann Schritte, die Ihre Kontakte einen nach dem anderen durchlaufen — eine Nachricht senden, warten, eine Bedingung prüfen, sich in zwei Pfade teilen. Es ist die proaktive Engine von Madyis Hub, um Ihre Kunden ganz von selbst nachzufassen und zu begleiten. So funktioniert es Jeder Flow hat eine „Entwurfs“-Version (die Sie bearbeiten) und eine „veröffentlichte“ Version (die tatsächlich läuft). Wenn ein Kontakt in den Flow eintritt, erstellt Madyis Hub eine individuelle Reise für ihn und bewegt ihn Schritt für Schritt voran, wobei die von Ihnen festgelegten Wartezeiten (zum Beispiel 1 Tag) eingehalten werden. Ein interner Roboter prüft jede Minute, welche Reisen fällig geworden sind, und führt den nächsten Schritt aus. Solange Sie nicht auf „Veröffentlichen“ geklickt haben, gelten Ihre Änderungen nicht für bereits laufende Kontakte. Schritt für Schritt 1. Öffnen Sie Ihre Kunden erreichen → Flows. 2. Klicken Sie auf „Neu“: Wählen Sie eine fertige Vorlage (Willkommen, Schnelles Nachfassen, Lead-Sortierung, Nachfassen nach Lösung) oder beginnen Sie bei null. 3. Geben Sie dem Flow oben im Editor einen Namen. 4. Klicken Sie auf den Auslöser-Block (oben), um festzulegen, wie der Flow startet. 5. Klicken Sie auf das „+“ unter einem Schritt, um eine Aktion, eine Wartezeit oder eine Bedingung hinzuzufügen, und richten Sie sie dann im rechten Bereich ein. 6. Beheben Sie die von der Hilfekarte unten gemeldeten Punkte (rote Fehler blockieren die Veröffentlichung). 7. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ und aktivieren Sie das Einwilligungs-Bestätigungskästchen, um den Flow zu aktivieren. Gut zu wissen - Flows sind nur in den kostenpflichtigen Tarifen (Pro) verfügbar: andernfalls erscheint ein Schloss. - „Gespeichert“ bedeutet nicht „live“: Ein orangefarbenes Banner „nicht veröffentlichte Änderungen“ erscheint, bis Sie erneut veröffentlichen. - Beginnen Sie beim ersten Mal immer mit einer Vorlage: Das ist schneller als eine leere Seite. - Schreiben Sie in Nachrichten {{contact.name}}, um automatisch den Vornamen des Kontakts einzufügen.

Auslöser: wie ein Flow startet

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → Auslöser-Block oben Der Auslöser ist das Ereignis, das einen Kontakt in den Flow eintreten lässt. Madyis Hub bietet mehrere Eingänge: ein CRM-Ereignis, einen geplanten Import, eine Eingangs-URL (Webhook) oder einen manuellen Start. So funktioniert es Bei Ereignis-Auslösern hört Madyis Hub kontinuierlich darauf, was in Ihrem Konto passiert, und meldet den richtigen Kontakt automatisch an, sobald das Ereignis eintritt. Standardmäßig tritt ein Kontakt nur einmal in einen bestimmten Flow ein (Wiederanmeldungs-Regel „nie“), um zu vermeiden, ihn in einer Schleife nachzufassen. Sie können diese Regel in den Flow-Einstellungen lockern. Schritt für Schritt 1. Öffnen Sie den Flow und klicken Sie dann auf den Auslöser-Block ganz oben im Baum. 2. Wählen Sie im rechten Bereich „Wie der Flow startet“. 3. Ereignis-Auslöser: Neuer Kontakt erstellt · Neue Konversation · Konversation gelöst · Lead-Phase geändert · Kontakt zu einem Ordner hinzugefügt. 4. Bei „Neue Konversation“ oder „Konversation gelöst“ können Sie nach Kanal filtern (Website, WhatsApp, Instagram, Facebook, E-Mail, SMS) — andernfalls zählen alle Kanäle. 5. Bei „Lead-Phase geändert“ wählen Sie eine bestimmte Zielphase (oder lassen Sie es leer für jede Phase). 6. Bei „Kontakt zu einem Ordner hinzugefügt“ wählen Sie den betreffenden Ordner aus. 7. Für einen manuellen Start lassen Sie den Typ auf „Manuell“ und melden Sie die Kontakte selbst mit „Testen“ oder „Für einen Ordner starten“ an. Gut zu wissen - Der Auslöser „Lead-Phase geändert“ eignet sich ideal, um zu reagieren, wenn ein Lead in Ihrer Pipeline auf „Qualifiziert“ wechselt. - Einige Schritte (Erinnerung, Zuweisung, KI) wirken nur, wenn der Flow mit einer Konversation startet: Der Editor warnt Sie, wenn das nicht der Fall ist. - Die Standard-Wiederanmeldung ist „einmal im Leben“: kein Risiko, denselben Kontakt zweimal nachzufassen.

Einen Flow aus einem Google Sheet auslösen (Lead-Import)

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → Auslöser-Block → „In regelmäßigen Abständen (Google Sheet)“ Dieser Auslöser bringt jede neue Zeile eines Google Sheets in einen Flow: Ihre Leads aus einer Datei (Werbung, externes Formular, gekaufte Liste …) werden automatisch importiert und in den Ablauf gestartet. So funktioniert es Madyis Hub liest Ihr Google Sheet (im CSV-Format veröffentlicht) alle paar Minuten neu, erstellt oder findet den Kontakt für jede neue Zeile und meldet ihn dann im Flow an. Ein doppelter Duplikatschutz stellt sicher, dass dieselbe Zeile und derselbe Kontakt nie zweimal eintreten (über normalisierte Telefonnummer oder E-Mail). Der Flow wird nur gelesen, wenn er veröffentlicht ist, und jeder Durchlauf vermerkt seinen Status (Erfolg, defekter Link, Spalte nicht gefunden) direkt im Editor — nie ein stummes Fehlschlagen. Schritt für Schritt 1. In Google Sheets: Datei → Im Web veröffentlichen → CSV-Format, dann den Link kopieren. 2. Klicken Sie im Flow-Editor auf den Auslöser und wählen Sie „In regelmäßigen Abständen (Google Sheet)“. 3. Fügen Sie den CSV-Link in das dafür vorgesehene Feld ein. 4. Wählen Sie das Erkennungsfeld: Telefon oder E-Mail (das verhindert Duplikate). 5. Geben Sie den genauen Namen der Telefonspalte (oder der E-Mail-Spalte), der Namensspalte und bei Bedarf die Standard-Ländervorwahl an. 6. Veröffentlichen Sie den Flow: Der Import beginnt beim nächsten automatischen Durchlauf. Gut zu wissen - Der Spaltenname muss genau mit der Überschrift der Tabelle übereinstimmen, sonst stoppt der Import und der Fehler erscheint im Editor. - Maximal 1000 Zeilen werden pro Durchlauf verarbeitet (der Rest folgt in der nächsten Runde). - Das „Einsortieren“ des Leads (Pipeline-Phase, Ordner) erfolgt mit den ersten Schritten des Flows oder der Quellenregel der Pipeline. - Um Leads aus einer Tabelle einfach ohne Ablauf einzubringen, verwenden Sie stattdessen Datensynchronisation.

Einen Flow über eine Eingangs-URL (Webhook) auslösen

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → Auslöser-Block → Typ „Webhook / Eingangs-URL“ Jeder Flow kann eine eindeutige URL erhalten, an die ein externes Tool (Make, Zapier, n8n, Ihre Website, Ihr Formular) einen Lead sendet: Dieser Lead tritt dann sofort in den Flow ein. So funktioniert es Madyis Hub erzeugt eine geheime, eindeutige URL für diesen Flow. Wenn ein Tool die Informationen eines Leads dorthin sendet (im JSON-Format), erstellt Madyis Hub den Kontakt und meldet ihn im Flow an. Das lange, unvorhersehbare Token der URL dient als Passwort; Sie können es jederzeit widerrufen, um die alte URL zu deaktivieren. Die Antworten sind eindeutig (angenommen / abgelehnt), damit das aufrufende Tool weiß, was passiert ist. Schritt für Schritt 1. Öffnen Sie den Flow und wählen Sie den Auslösertyp Webhook / Eingangs-URL. 2. Speichern Sie: Die Eingangs-URL erscheint im Auslöser-Bereich. 3. Klicken Sie auf „Kopieren“, um die URL zu übernehmen. 4. Fügen Sie diese URL in Ihr externes Tool (Make, Zapier, n8n, Formular …) als POST-Ziel ein. 5. Konfigurieren Sie das Tool so, dass es mindestens den Namen, die Telefonnummer oder die E-Mail des Leads sendet. 6. Veröffentlichen Sie den Flow, damit er beginnt, Leads zu empfangen. 7. Klicken Sie bei Bedarf auf „Neu generieren“, um die alte URL ungültig zu machen und eine neue zu erhalten. Gut zu wissen - Die URL ändert sich nicht, solange Sie sie nicht neu generieren: Sie können sie ein für alle Mal in Ihr Tool einfügen. - Make-/Zapier-Strukturen, die den Lead unter „lead“ oder „contact“ verschachteln, werden automatisch erkannt. - Geben Sie diese URL niemals öffentlich weiter: Sie ist es, die das Senden authentifiziert.

Die Aktionen eines Flows: SMS, E-Mail, Anruf und mehr

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → „+“ → Schritt-Palette Aktionen sind das, was der Flow mit jedem Kontakt tut: eine SMS senden, eine E-Mail senden, einen Anruf auslösen, ein Etikett hinzufügen, die Pipeline-Phase ändern, einem Agenten zuweisen, eine Erinnerungsaufgabe anlegen oder ein externes Tool aufrufen. So funktioniert es Jedes Senden einer Nachricht (SMS, E-Mail) durchläuft einen obligatorischen Einwilligungs-Kontrollpunkt (Anti-Bann): Ein gesperrter Kontakt, einer ohne Nummer/E-Mail oder einer, der sich abgemeldet hat (STOP), wird nie kontaktiert, und jede übersprungene Aktion wird mit ihrem Grund protokolliert (nie ein stummes Fehlschlagen). SMS werden von Ihrer Twilio-Nummer gesendet, E-Mails von Ihrem verbundenen E-Mail-Postfach. Variablen wie {{contact.name}} werden beim Senden ersetzt. Schritt für Schritt 1. Klicken Sie im Editor auf das „+“ an der Stelle, an der Sie die Aktion einfügen möchten. 2. Wählen Sie den Schritt: SMS senden · E-Mail senden · Automatischer Anruf · Erinnerungsaufgabe · Etikett hinzufügen · Lead-Phase ändern · Einem Agenten zuweisen · Webhook. 3. Verfassen Sie für eine SMS die Nachricht (verwenden Sie {{contact.name}} zur Personalisierung). 4. Geben Sie für eine E-Mail den Betreff und den Text ein; Sie können sie als wiederverwendbare Vorlage speichern. 5. Wählen Sie für „Lead-Phase ändern“ oder „Zuweisen“ die Phase oder den Agenten aus der Liste. 6. Stellen Sie sicher, dass der erforderliche Kanal verbunden ist (der Editor markiert einen fehlenden SMS- oder E-Mail-Kanal rot). Gut zu wissen - Ein nicht verbundener Kanal blockiert die Veröffentlichung: Verbinden Sie zuerst eine SMS-Nummer oder ein E-Mail-Postfach unter Posteingänge. - Die Aktionen „Erinnerung“, „Zuweisung“ und „KI“ wirken nur, wenn der Flow mit einer Konversation startet. - Eine per SMS empfangene Abmeldung (STOP) meldet den Kontakt lebenslang von allen Ihren automatischen Sendungen ab.

Automatischer Anruf in einem Flow (das Modell "Agent zuerst")

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → "+" → Automatischer Anruf Der Schritt "Automatischer Anruf" lässt die Anrufkarte aller Ihrer Online-Agenten klingeln, damit ein Mensch den Lead sofort zurückruft — kein Roboter. Der erste Agent, der abnimmt, löst die Wahl der Nummer des Leads aus. So funktioniert es Wenn der Ablauf diesen Schritt erreicht, lässt Madyis Hub alle tatsächlich online befindlichen Agenten klingeln (wie ein eingehender Anruf), wobei der Name des Flows angezeigt wird, damit sie wissen, woher der Anruf kommt. Der erste, der annimmt, lässt die Nummer des Leads über den Sprachkanal wählen. Da ein Mensch jeden Anruf bestätigt, entspricht dies den Anrufregeln (TCPA/Bloctel). Wenn der Anruf nicht herausgehen kann (keine Nummer, kein Sprachkanal, kein Agent online, keine Einwilligung), bleibt Madyis Hub nie still: Es fügt der Konversation eine private Notiz "📞 zurückrufen" hinzu. Schritt für Schritt 1. Verbinden Sie zuerst einen Twilio-Sprachkanal (Posteingänge → Kanal hinzufügen → Anrufe/Sprache). 2. Setzen Sie mindestens einen Agenten auf den Status "Online". 3. Fügen Sie im Flow den Schritt "Automatischer Anruf" über das "+" hinzu. 4. Hinterlegen Sie optional eine Rückfall-Notiz und einen Ersatz-Agenten für die Rückrufaufgabe. 5. Veröffentlichen Sie den Flow. Gut zu wissen - Kein Agent zur Auswahl: Der Anruf klingelt bei allen Online-Agenten (wer zuerst kommt, mahlt zuerst). - Ohne Sprachkanal oder ohne Online-Agenten verwandelt sich der Schritt in eine Rückrufaufgabe — nichts geht verloren. - Der Sprachkanal erfordert die vorherige Twilio-Konfiguration (Nummer + TwiML-Anwendung).

Bedingungen und Wenn/Sonst-Verzweigungen in einem Flow

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → "+" → Bedingung Eine Bedingung teilt den Ablauf je nach Kontakt in zwei Pfade: Wer übereinstimmt, geht auf den "Ja"-Zweig, die anderen auf den "Sonst"-Zweig. Sie können ein Kontaktattribut prüfen oder kontrollieren, ob er sich in einem bestimmten Ordner befindet. So funktioniert es Madyis Hub liest die Attribute des Kontakts (Lead-Phase, Stadt, Land, Unternehmen, E-Mail, Telefon, Name) und wendet Ihre Filter an. Alle Bedingungen müssen wahr sein, um dem "Ja"-Zweig zu folgen. Ein fehlendes Attribut lässt die Bedingung sauber scheitern ("Sonst"-Zweig), nie ein Fehler. Die Bedingung "Im Ordner" prüft die Zugehörigkeit des Kontakts zu einem oder mehreren Kontaktordnern. Schritt für Schritt 1. Fügen Sie im Editor einen Schritt "Bedingung (Wenn/Sonst)" oder "Im Ordner" über das "+" hinzu. 2. Für eine Attributbedingung: Wählen Sie die Spalte (z. B. Lead-Phase), den Operator (ist gleich, enthält, ist nicht leer…) und den Wert. 3. Fügen Sie mehrere Filter hinzu, wenn Sie Kriterien kombinieren möchten (alle müssen wahr sein). 4. Für "Im Ordner" haken Sie den oder die betreffenden Ordner an. 5. Bauen Sie unter dem Knoten den "Ja"-Zweig und den "Sonst"-Zweig mit ihren eigenen Schritten. Gut zu wissen - Die Operatoren "ist nicht leer" und "ist leer" verlangen keinen Wert. - Das Löschen einer Bedingung entfernt ihren gesamten Unterbaum (beide Zweige): Eine Bestätigung wird angezeigt. - Typisches Beispiel: Wenn Phase = "Qualifiziert" → E-Mail + VIP-Label, Sonst → Label "nachfassen".

Wartezeiten und "keine Antwort"-Nachfassaktionen in einem Flow

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → "+" → Warten Warteschritte verteilen Aktionen über die Zeit. "Eine Verzögerung abwarten" pausiert den Ablauf (z. B. 1 Tag); "Auf ein Ereignis warten" wartet darauf, dass der Kontakt antwortet (oder dass eine Konversation gelöst wird) innerhalb einer bestimmten Zeit, mit zwei möglichen Fortsetzungen: "hat geantwortet" oder "Zeit abgelaufen". So funktioniert es "Eine Verzögerung abwarten" verschiebt einfach den nächsten Schritt um die gewählte Dauer. "Auf ein Ereignis warten" versetzt den Ablauf in den Ruhezustand, bis das erwartete Ereignis eintritt ("erhalten"-Zweig) oder die Frist abläuft ("Zeit abgelaufen"-Zweig) — eine Wartezeit hat immer eine Frist (standardmäßig 30 Tage, maximal 1 Jahr), damit ein Ablauf nie hängen bleibt. Das ist der Baustein für Nachfassaktionen: Man wartet auf die Antwort, und mangels Antwort fasst man nach. Schritt für Schritt 1. Fügen Sie "Eine Verzögerung abwarten" hinzu und wählen Sie die Dauer (Minuten, Stunden oder Tage). 2. Oder fügen Sie "Auf ein Ereignis warten" hinzu und wählen Sie das erwartete Ereignis (der Kontakt antwortet / die Konversation wird gelöst). 3. Stellen Sie die Frist für das Warten auf das Ereignis ein. 4. Bauen Sie die Fortsetzung für den "hat geantwortet"-Zweig und die für den "Zeit abgelaufen"-Zweig. Gut zu wissen - Für eine einfache Nachfassaktion "SMS, dann 1 Tag, dann Erinnerung" reicht eine Verzögerung mit der auf dem Flow aktivierten Option "anhalten, wenn der Kontakt antwortet". - "Auf ein Ereignis warten" ergibt nur Sinn, wenn der Flow mit einer Konversation startet. - Aktivieren Sie "Anhalten, wenn der Kontakt antwortet" (stop_on_reply), damit eine Nachfassaktion abgebrochen wird, sobald der Kontakt schreibt.

KI-Schritte in einem Flow: zusammenfassen, klassifizieren oder Ihren KI-Agenten einbeziehen

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → "+" → KI-Aktion / Externer KI-Agent Ein Flow kann die KI in eine Konversation einbeziehen: sie automatisch zusammenfassen oder klassifizieren (Schritt "KI-Aktion") oder Ihren externen KI-Agenten antworten lassen und seine Antwort als private Notiz für den menschlichen Agenten ablegen (Schritt "Externer KI-Agent"). So funktioniert es Die "KI-Aktion" verwendet die KI-Engine von Madyis Hub wieder: Sie liest die Konversation und schreibt je nach Einstellung eine Zusammenfassung als private Notiz oder vergibt ein Klassifizierungs-Label. Der "Externe KI-Agent" leitet die letzte Nachricht des Kunden an den HTTP-Endpunkt Ihres externen KI-Agenten weiter und veröffentlicht dessen Antwort als private Notiz (nie ein automatischer Versand an den Kunden, als Anti-Sperr-Vorsichtsmaßnahme). Beide Schritte verbrauchen Ihr KI-Antworten-Kontingent und wirken nur auf eine Konversation; ohne Konversation werden sie übersprungen (und protokolliert). Schritt für Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass der Flow mit einer Konversation startet (Auslöser "Neue Konversation" oder "Konversation gelöst"). 2. Fügen Sie den Schritt "KI-Aktion" über das "+" hinzu. 3. Wählen Sie die Aufgabe: "Zusammenfassen" (private Notiz) oder "Klassifizieren" (vergibt ein Label aus denen, die Sie auflisten). 4. Für den externen Agenten fügen Sie den Schritt "Externer KI-Agent" hinzu (erfordert einen in KI-Agenten konfigurierten externen KI-Agenten). 5. Veröffentlichen Sie den Flow. Gut zu wissen - Diese Schritte zählen zu Ihrem monatlichen KI-Antworten-Kontingent. - Der externe KI-Agent antwortet aus einem Flow nie direkt dem Kunden: Seine Antwort ist ein Vorschlag in einer privaten Notiz. - Ohne Konversation im Kontext werden diese Schritte ohne Fehler übersprungen.

Einen Flow mit der Webhook-Schritt an ein externes Tool anbinden

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → "+" → Webhook Der Webhook-Schritt sendet die Informationen des Kontakts (und die seiner Konversation) an eine URL Ihrer Wahl: Das ist das Tor, um einen Flow an ein beliebiges externes Tool anzubinden (n8n, Zapier, Ihre eigene API, ein Drittanbieter-CRM). So funktioniert es Wenn der Ablauf diesen Schritt erreicht, sendet Madyis Hub eine POST-Anfrage im JSON-Format, die den Kontakt (Name, E-Mail, Telefon, Attribute) und die Konversation enthält, an die von Ihnen angegebene URL. Da Sie die URL selbst eingeben, durchläuft der Aufruf einen Sicherheitsfilter (Anti-SSRF), der interne Adressen verbietet. Der Schritt bringt den Flow nie zum Absturz: Ein Fehlschlag oder eine ungültige Antwort wird protokolliert und der Ablauf wird fortgesetzt. Schritt für Schritt 1. Holen Sie sich die Empfangs-URL auf der Seite des externen Tools (n8n, Zapier, Ihre API…). 2. Fügen Sie im Flow-Editor den Schritt "Webhook" über das "+" hinzu. 3. Fügen Sie die URL ein (sie muss mit http:// oder https:// beginnen). 4. Platzieren Sie den Schritt an der gewünschten Stelle des Ablaufs. 5. Veröffentlichen Sie den Flow und prüfen Sie auf der Seite des externen Tools, dass die Daten ankommen. Gut zu wissen - Zeigen Sie nicht auf eine interne/private Adresse: Diese Art von URL wird aus Sicherheitsgründen abgelehnt. - Dieser Schritt blockiert den Ablauf nie, selbst wenn das entfernte Tool ausgefallen ist. - Nicht zu verwechseln mit dem (eingehenden) Webhook-Auslöser, der einen Lead in den Flow HINEINBRINGT.

Versandregulierung (Anti-Sperre): ruhige Zeiten und Taktung

📍 Wo Sie es finden: Ihre Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → Schaltfläche "Versandtakt" (Editor-Kopfzeile) Die Versandregulierung schützt den Ruf Ihrer Nummer und Ihres E-Mail-Postfachs, indem sie Stoßversand und Versand außerhalb der Zeiten vermeidet: Sie legen ein Zeitfenster fest (z. B. 9–20 Uhr, Werktage) und einen Mindestabstand zwischen zwei Versendungen. So funktioniert es Wenn ein Versand (SMS oder E-Mail) außerhalb des erlaubten Fensters herausgehen soll, verschiebt Madyis Hub ihn auf die nächste Wiederöffnung — nichts geht verloren. Die Taktung reserviert einen Platz pro Konto: Die Versendungen werden gestaffelt (die 1., dann +30 Sekunden für die 2. usw.), statt alle gleichzeitig herauszugehen. Die Einstellung erfolgt pro Flow, und andernfalls wendet Madyis Hub die Standardeinstellung des Kontos an. Deaktiviert hat die Regulierung keine Wirkung (sofortiger Versand). Schritt für Schritt 1. Öffnen Sie den Flow und klicken Sie auf "Versandtakt" in der Editor-Kopfzeile. 2. Haken Sie "Regulierung aktivieren" an. 3. Legen Sie die Start- und Endzeit des erlaubten Fensters fest. 4. Wählen Sie die erlaubten Tage (Montag bis Sonntag). 5. Wählen Sie die Referenz-Zeitzone. 6. Geben Sie den Mindestabstand zwischen zwei Versendungen in Sekunden an (z. B. 30). 7. Schließen: Die Einstellung wird mit dem Flow gespeichert. Gut zu wissen - Lassen Sie die Regulierung für jeden Massen-SMS-Versand aktiviert: Sie ist der erste Schutz gegen eine Sperre. - Ein Abstand von 30 Sekunden ist ein guter Ausgangspunkt für SMS. - Ohne eine flow-eigene Einstellung gilt der Standardtakt des Kontos.

Schnelle Lead-Nachverfolgung (Speed-to-Lead) mit einem Flow

📍 Wo Sie es finden: Kunden erreichen → Flows → Neu → Vorlage „Schnelle Nachverfolgung (Speed-to-Lead)“ Schnelle Nachverfolgung (Speed-to-Lead) bedeutet, einen neuen Lead innerhalb einer Minute erneut zu kontaktieren: eine sofortige SMS, sobald ein Gespräch beginnt, und dann eine Nachfass-SMS am nächsten Tag, falls der Lead nicht geantwortet hat. Das ist der Reflex, der die meisten Verkäufe einbringt. So funktioniert es Die Vorlage „Schnelle Nachverfolgung“ erstellt einen Flow, der durch „Neue Konversation“ ausgelöst wird: Er sendet sofort eine Bestätigungs-SMS, wartet einen Tag und sendet dann eine Nachfass-SMS — und die Nachfass-SMS storniert sich automatisch, wenn der Lead in der Zwischenzeit antwortet („stoppen, wenn der Kontakt antwortet“). Jede SMS durchläuft die Anti-Sperr-Einwilligungsprüfung. Madyis Hub behält außerdem eine ältere Speed-to-Lead-Sequenzen-Engine bei, aber die Flow-Vorlage ist heute die empfohlene Methode, dies einzurichten. Schritt für Schritt 1. Verbinden Sie eine SMS-Nummer (Posteingänge → Kanal hinzufügen → SMS). 2. Öffnen Sie Kunden erreichen → Flows → „Neu“. 3. Wählen Sie die Vorlage „Schnelle Nachverfolgung (Speed-to-Lead)“. 4. Passen Sie den Text der sofortigen SMS und der Nachfass-SMS an (verwenden Sie {{contact.name}}). 5. Passen Sie bei Bedarf die Wartezeit vor der Nachfass-SMS an. 6. Veröffentlichen Sie den Flow, indem Sie die Einwilligungsbestätigung aktivieren. Gut zu wissen - Lassen Sie „Stoppen, wenn der Kontakt antwortet“ aktiviert, damit Sie keinen Lead nachfassen, der sich bereits bei Ihnen gemeldet hat. - Für eine Nachverfolgung mit einem persönlichen Anruf fügen Sie nach der SMS einen Schritt „Automatischer Anruf“ hinzu. - Die SMS-Nachverfolgung erfordert eine Einwilligung: Bestätigen Sie bei der Veröffentlichung, dass Ihre Leads dem Kontakt zugestimmt haben.

Einen Flow für einen Kontaktordner veröffentlichen, testen und starten

📍 Wo Sie es finden: Kunden erreichen → Flows → (einen Flow öffnen) → Schaltflächen „Veröffentlichen“, „Testen“, „Für einen Ordner starten“ Bevor ein Flow läuft, müssen Sie ihn veröffentlichen (mit einer Einwilligungsbestätigung). Anschließend können Sie ihn an einem bestimmten Kontakt testen oder auf einmal für alle Mitglieder eines Kontaktordners starten. So funktioniert es „Veröffentlichen“ fixiert die Entwurfsversion als aktive Version und erfasst Ihre Einwilligungsbestätigung (wer, wann) zur Nachvollziehbarkeit. Die Engine prüft die Einwilligung dennoch bei jedem Versand. „Testen“ meldet einen von Ihnen gewählten Kontakt an und bringt seine Reise sofort voran, ohne auf den stündlichen Bot zu warten. „Für einen Ordner starten“ meldet jedes aktuelle Mitglied des Ordners an, jeweils einmal dank eines stabilen Anti-Duplikat-Schlüssels — ein erneuter Start ist also gefahrlos. Schritt für Schritt 1. Beheben Sie die roten Fehler auf der Hilfekarte (sonst bleibt die Schaltfläche „Veröffentlichen“ ausgegraut). 2. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, aktivieren Sie die Einwilligungsbestätigung, bestätigen Sie: Der Flow wird „Aktiv“. 3. Zum Testen: Klicken Sie auf „Testen“, suchen Sie einen Kontakt, wählen Sie ihn aus; seine Reise beginnt sofort. 4. Für einen Ordner: Klicken Sie auf „Für einen Ordner starten“, wählen Sie den Ordner, bestätigen Sie. 5. Pausieren oder reaktivieren Sie den Flow jederzeit über die Flow-Liste. Gut zu wissen - Ein geänderter Flow zeigt ein oranges Banner, bis Sie ihn erneut veröffentlichen: Sonst greifen Ihre Änderungen nicht. - „Testen“ und „Für einen Ordner starten“ erfordern einen veröffentlichten und aktiven Flow. - Das Pausieren eines Flows pausiert auch die laufenden Reisen; sie werden bei der Reaktivierung fortgesetzt.

Die Automatisierungs-Engine: Google Sheet → Filter → Aktion

📍 Wo Sie es finden: Kunden erreichen → Datensynchronisation → Karte „Google Sheet“ Neben den Flows bietet Madyis Hub eine einfache „Wenn dies passiert → tue das“-Automatisierungs-Engine: Sie liest ein Google Sheet (oder reagiert auf ein Ereignis aus Ihrem CRM), filtert die Zeilen nach Ihren Kriterien und führt dann für jede neue Zeile eine Aktion aus — ohne Code und ohne externe App. So funktioniert es Madyis Hub liest die Quelle (ein als CSV veröffentlichtes Google Sheet) alle paar Minuten erneut, ignoriert bereits verarbeitete Zeilen (Anti-Duplikat über eine Schlüsselspalte), wendet Ihre Filter an und führt dann die gewählte Aktion für jede neue passende Zeile aus: eine genehmigte WhatsApp-Vorlage senden, eine E-Mail senden, einen Webhook aufrufen oder einfach den getaggten Kontakt im CRM anlegen. WhatsApp-Versendungen sind „höchstens einmal“ garantiert (nie zweimal an dieselbe Nummer). Eine Schaltfläche „Testen“ zeigt eine Vorschau, ohne etwas zu senden, und jeder Durchlauf protokolliert seinen Status (nie ein stilles Fehlschlagen). Schritt für Schritt 1. Öffnen Sie Kunden erreichen → Datensynchronisation. 2. Wählen Sie die Karte „Google Sheet“ (oder den CRM-Ereignis-Auslöser). 3. Fügen Sie den CSV-Link Ihres Google Sheets ein (Datei → Im Web veröffentlichen → CSV). 4. Geben Sie die Anti-Duplikat-Spalte an (Telefon oder E-Mail). 5. Fügen Sie Ihre Filter hinzu (nur auf bestimmte Zeilen reagieren). 6. Wählen Sie die Aktion: WhatsApp-Vorlage, E-Mail, Webhook oder nur CRM. 7. Klicken Sie auf „Testen“ für eine Vorschau und aktivieren Sie dann. Gut zu wissen - Für eine mehrstufige Reise (warten, nachfassen, verzweigen) verwenden Sie besser die Flows: Diese Engine führt nur eine einzige Aktion pro Zeile aus. - Die WhatsApp-Vorlage muss von Meta genehmigt sein und bei Bedarf einen Bild-Header enthalten, sonst schlägt der Versand auf Meta-Seite still fehl. - Diese Funktion ist den kostenpflichtigen Tarifen (Pro) vorbehalten.